將時間轉為產出｜時間管理EP03｜自我成長

在上一篇，我們談到了兩張計劃表，很多人可能會懷疑：計劃有用嗎？我做了很多計劃，但好像總是缺乏執行力。這一篇，我就來說一下，有了計劃以後，在具體行動層面，如何高效地應對紛繁複雜的工作。

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把任務變動作

首先，我給你說兩類在工作上可能列在待辦清單上的事，你感受一下。

第一類：下班前給客戶打個電話馬上給人事部發一封請假郵件8點後去跑步20分鐘。
第二類：完成倉庫存儲空間整理設計出一份考勤制度協調好老闆的開會時間。

聽出來了嗎？第一類的任務，你應該很容易就能去做；而第二類的任務，似乎腦子會出現迷惑，感覺要想一下，也未必知道馬上該做什麼。

那是因為第一類的任務，叫做動作，你基本上看到待辦清單，就知道應該怎麼處理了。但是第二類，其實就屬於一個個大小不一的任務了，它們和一個個動作不一樣，兩者的“資訊量”完全不同。一個任務，裡面很有可能包含著幾個甚至幾十個動作。

就以完成 “完成倉庫存儲空間整理”這個任務來說，你的大腦，一看到這一類任務時，會出現“迷茫”：我該先做哪一步？我已經做到哪一步了？我還要做哪一步？如果你的大腦，接收到的信息，是這麼複雜的任務，而不是一個個具體的動作，十有八九，就會開始“拖延了”。大腦會想：這個事情反正短時間內幹不了，不如先放著吧。

所以，對於復雜任務，你需要一個進一步的“預處理”過程。也就是把它們，拆分成一個個動作。還是拿剛才那個“完成倉庫存儲空間整理”的任務為例，你可以大致地拆解出我前面說的那些動作，然後針對馬上就能做的，立刻行動。

比如，你可以把它變成“先清理廢棄物資”、“再安裝新貨架”和“最後上架新物資”三個動作。
記住，分拆動作，然後立刻行動，是解決“拖延症”的好辦法。最終，預處理的結果應該是，你的當下，始終只能有一個動作。“轉”、“做”、“存”、“扔”四字訣

剛才說了把任務分解成動作，是提高執行力的一個有效方法。職場人的“拖延症”還有一個典型特點，就是跟干擾多、事情雜，因為要不斷處理新工作、新訊息。你可能跟我一樣，每天收到來自不同人的信息，需要你做不同的事情。有的緊急、有的不緊急；有的重要，有的不那麼重要；你還沒來得及回復上一條信息，馬上就有另一個事情等著你處理。

你會給自己找理由：之所以沒有即時處理事情A，是因為有事情BCD。但是，那些懸而未決的事情，會始終佔據你的注意力，有可能，最終你什麼也沒搞定。這裡我會教你一種快速做決定和快速行動的方法。我把它叫做：“轉”、“做”、“存”、“扔”四字訣。

每當你遇到一件事情，我建議你在10秒鐘內就做一個判斷：下一步我該做什麼？所有的情況，都無外乎四個選項：

轉，轉給別人；做，馬上去做；存，放入待辦清單；扔，拒絕或者忽略掉它。

首先，我們來說一下“轉”，是指那些可以授權給別人替你完成的動作或任務。

比如，你可以安排你的下屬去出席一個不重要的論壇；可以把更合適的參會人選推薦給對方；可以尋求你的老闆幫助，解決一個超出你職責範圍的審批。總之，不應該由你做的事情，堅決地把它們轉出去。

很多人在職場上拉不下面子，不敢去拒絕別人的請求，更不敢去麻煩別人。其實，你完全可以換一個思路，之所以要把這些工作轉出去，為的是更好地完成它們，而不是你想偷懶。多年的職場生涯，練就了我一個條件反射式的思維，那就是當任務過來的時候，我首先會問自己：“我是最合適的人選嗎？”

比如，收到一個會議邀請，我並不會急著點擊確認接受。我會先問對方，我是一定要參加這個會的嗎？是不是有意見需要我現場提交？或者是不是有決策需要我現場做出？是不是我不在，這個會就沒法開了？等等，如果答案都是否定的，我會再去幫助對方找到真正可以對這個會議有貢獻的人。

說完了“轉”，接下來說“做”。

在前一篇文章，我反覆提到一個概念，叫“要事優先”，做計劃的時候，也要規劃“重要的事”。但這裡要注意，“要事優先”，並不代表你在做事的時候，只能先做“重要的事”，再做“不重要的事”。相反，如果一個動作，只需要兩三分鐘就可以完成，那麼我建議你馬上做掉，不要拖著佔用你的大腦內存。

比如，你要準備一個重要會議的發言稿，可是，財務在催你報一個數字。報個數字，也許就兩三分鐘的時間，如果老是惦記這種小事在心裡，也會影響後面發言稿的準備。這裡還要給你分享一個關於“做”字的經驗，那就是確定要做的事，“趁熱打鐵立刻做掉”。有些事，反正都要做，在當時做，要比一天之後做效果好很多。

比如，新朋友加你LINE，或者是給你名片的時候，你隨手就可以把備註，給完善在手機裡或者名片上：你們是什麼時候認識的？在哪認識的？誰介紹認識的？當時有聊什麼重要的事情？等等。避免半年之後你再突然有事去找他時，你搜腸刮肚地去回憶這些細節。

再比如，一個會議結束了，馬上把會議記錄整理出來，立刻發出去；一場活動結束了，儘管已經很疲憊，但馬上和相關同事總結工作經驗。因為，當時的記憶、體驗是最深刻的，馬上做掉，效率最高，效果也最好。

沒有辦法馬上做，需要大塊時間在未來處理的事情，可以把它們記下來，放進你的“待辦清單”中，這個動作叫“存”。

有的人總是感慨，哎呀自己怎麼老是記不住事情。其實，腦子記不住事情，就對了。我在前面說過，人的大腦的作用，相當於電腦的內存，是用來運算、處理信息，指揮身體的。你把這麼寶貴的內存，當做硬碟來記東西，這不是浪費嗎？至於這個待辦清單，是寫在本子上，還是記在手機裡，並不重要。

最後，既轉不出去，又沒法立刻做掉，也沒必要存下來以後做的事情，果斷“扔”掉。

比如，放棄某個無關緊要的指標、刪掉某個無足輕重的郵件、推掉某次無所謂的交流，等等。總之，不要讓你的腦子被瑣事佔領，而是清空它們。