將時間轉為產出

在上一篇,我們談到了兩張計劃表,很多人可能會懷疑:計劃有用嗎? 我做了很多計劃,但好像總是缺乏執行力。這一篇,我就來說一下,有了計劃以後,在具體行動層面,如何高效地應對紛繁複雜的工作。


 

把任務變動作

首先,我給你說兩類在工作上可能列在待辦清單上的事,你感受一下。

  • 第一類:下班前給客戶打個電話馬上給人事部發一封請假郵件8點後去跑步20分鐘
  • 第二類:完成倉庫存儲空間整理設計出一份考勤制度協調好老闆的開會時間

聽出來了嗎? 第一類的任務,你應該很容易就能去做;而第二類的任務,似乎腦子會出現迷惑,感覺要想一下,也未必知道馬上該做什麼。

那是因為第一類的任務,叫做動作,你基本上看到待辦清單,就知道應該怎麼處理了。但是第二類,其實就屬於一個個大小不一的任務了,它們和一個個動作不一樣,兩者的“資訊量”完全不同。 一個任務,裡面很有可能包含著幾個甚至幾十個動作。

就以完成 “完成倉庫存儲空間整理”這個任務來說,你的大腦,一看到這一類任務時,會出現“迷茫”:我該先做哪一步? 我已經做到哪一步了? 我還要做哪一步?如果你的大腦,接收到的信息,是這麼複雜的任務,而不是一個個具體的動作,十有八九,就會開始“拖延了”。大腦會想:這個事情反正短時間內幹不了,不如先放著吧。

所以,對於復雜任務,你需要一個進一步的“預處理”過程。 也就是把它們, 拆分成一個個動作。還是拿剛才那個“完成倉庫存儲空間整理”的任務為例,你可以大致地拆解出我前面說的那些動作,然後針對馬上就能做的,立刻行動。

比如,你可以把它變成“先清理廢棄物資”“再安裝新貨架”“最後上架新物資”三個動作。
記住,分拆動作,然後立刻行動,是解決“拖延症”的好辦法。 最終,預處理的結果應該是,你的當下,始終只能有一個動作。“轉”、“做”、“存”、“扔”四字訣

剛才說了把任務分解成動作,是提高執行力的一個有效方法。 職場人的“拖延症”還有一個典型特點,就是跟干擾多、事情雜,因為要不斷處理新工作、新訊息。你可能跟我一樣,每天收到來自不同人的信息,需要你做不同的事情。 有的緊急、有的不緊急;有的重要,有的不那麼重要;你還沒來得及回復上一條信息,馬上就有另一個事情等著你處理。

你會給自己找理由:之所以沒有即時處理事情A,是因為有事情BCD。 但是,那些懸而未決的事情,會始終佔據你的注意力,有可能,最終你什麼也沒搞定。這裡我會教你一種快速做決定和快速行動的方法。 我把它叫做:“轉”、“做”、“存”、“扔”四字訣。

每當你遇到一件事情,我建議你在10秒鐘內就做一個判斷:下一步我該做什麼? 所有的情況,都無外乎四個選項:

轉,轉給別人;做,馬上去做;存,放入待辦清單;扔,拒絕或者忽略掉它。

首先,我們來說一下“轉”,是指那些可以授權給別人替你完成的動作或任務。

比如,你可以安排你的下屬去出席一個不重要的論壇;可以把更合適的參會人選推薦給對方;可以尋求你的老闆幫助,解決一個超出你職責範圍的審批。 總之,不應該由你做的事情,堅決地把它們轉出去。

很多人在職場上拉不下面子,不敢去拒絕別人的請求,更不敢去麻煩別人。 其實,你完全可以換一個思路,之所以要把這些工作轉出去,為的是更好地完成它們,而不是你想偷懶。多年的職場生涯,練就了我一個條件反射式的思維,那就是當任務過來的時候,我首先會問自己:“我是最合適的人選嗎?”

比如,收到一個會議邀請,我並不會急著點擊確認接受。 我會先問對方,我是一定要參加這個會的嗎? 是不是有意見需要我現場提交? 或者是不是有決策需要我現場做出? 是不是我不在,這個會就沒法開了? 等等,如果答案都是否定的,我會再去幫助對方找到真正可以對這個會議有貢獻的人。

說完了“轉”,接下來說“做”。

在前一篇文章,我反覆提到一個概念,叫“要事優先”,做計劃的時候,也要規劃“重要的事”。但這裡要注意,“要事優先”,並不代表你在做事的時候,只能先做“重要的事”,再做“不重要的事”。 相反,如果一個動作,只需要兩三分鐘就可以完成,那麼我建議你馬上做掉,不要拖著佔用你的大腦內存。

比如,你要準備一個重要會議的發言稿,可是,財務在催你報一個數字。 報個數字,也許就兩三分鐘的時間,如果老是惦記這種小事在心裡,也會影響後面發言稿的準備。這裡還要給你分享一個關於“做”字的經驗,那就是確定要做的事,“趁熱打鐵立刻做掉”。 有些事,反正都要做,在當時做,要比一天之後做效果好很多。

比如,新朋友加你LINE,或者是給你名片的時候,你隨手就可以把備註,給完善在手機裡或者名片上:你們是什麼時候認識的? 在哪認識的? 誰介紹認識的? 當時有聊什麼重要的事情? 等等。 避免半年之後你再突然有事去找他時,你搜腸刮肚地去回憶這些細節。

再比如,一個會議結束了,馬上把會議記錄整理出來,立刻發出去;一場活動結束了,儘管已經很疲憊,但馬上和相關同事總結工作經驗。因為,當時的記憶、體驗是最深刻的,馬上做掉,效率最高,效果也最好。

沒有辦法馬上做,需要大塊時間在未來處理的事情,可以把它們記下來,放進你的“待辦清單”中,這個動作叫“存”。

有的人總是感慨,哎呀自己怎麼老是記不住事情。 其實,腦子記不住事情,就對了。我在前面說過,人的大腦的作用,相當於電腦的內存,是用來運算、處理信息,指揮身體的。 你把這麼寶貴的內存,當做硬碟來記東西,這不是浪費嗎? 至於這個待辦清單,是寫在本子上,還是記在手機裡,並不重要。

最後,既轉不出去,又沒法立刻做掉,也沒必要存下來以後做的事情,果斷“扔”掉。

比如,放棄某個無關緊要的指標、刪掉某個無足輕重的郵件、推掉某次無所謂的交流,等等。 總之,不要讓你的腦子被瑣事佔領,而是清空它們。


 

如何解決犯難造成的拖延

前面我們講了,提高執行力的四字口訣。 據我觀察,拖延的另一個大原因,是“擔心自己做不好”的心態造成的。怎麼克服這類心理障礙,我可能很難給不同的人一個通用的方法,不過我想分享一個我自己的例子。

我在做了三四年的大客戶銷售經理的工作以後,仍然在面對客戶的高層進行談判時,心裡會犯怵。 在談判桌上,首先就在氣勢上輸給了對手。相比於談判,我更喜歡的是在講台上,給同事們分享最新的市場動態、我剛學會的一個新技能等等。

我當時的老闆,敏銳地發現了我的這個“心理障礙”,他建議我,你為什麼不把談判對象當做你的一個培訓對象呢? 你需要他接受你的報價、方案,本質上和老師需要學生接受自己的觀點是一樣的。這個角度是我以前從來沒有想過的,一旦我把自己定位成為一個老師之後,我在心理上就再也不懼怕任何“大人物”了。

因為,就算你再厲害,可是在我負責的這個銷售領域,你得聽我的,你是我的學生。 我在談判桌上的風格,也由裝成咄咄逼人的樣子,變成了循循善誘,引導對方接受。我很感謝當時的老闆對我的點撥。 所以,如果說你也在工作中,遇到這種因為工作讓你犯難犯怵,而拖延的情況,我可以給你的兩個建議是:

  • 第一:當你擔心自己做不好時,不妨“轉念一想”,反正都是要面對的,不如找到一個積極的、能說服自己的理由,主動去做。
  • 第二:不要一個人在那裡為難和糾結,跟你的上司、同事交流。 他們的建議和鼓勵,可能就會給你帶來行動的動力。

重點整理

總結一下,這一篇我們說了提升執行力的心法和技巧。把任務,通過預處理,分解成動作:
“轉”、“做”、“存”、“扔”四字訣,以及學會心態建設、跟同伴交流,克服心理障礙,不再拖延。

下一篇,我就來講,在快速變化的外部環境下,職場人該如何管理自己的工作和時間,會給你介紹一個叫做“敏捷工作法”的方法。


更多文章:

高效學習系列

定義,高效學習EP01|自我成長

找到方法,高效學習EP02|自我成長

從目標激發學習,高效學習EP03|自我成長

治療你的拖延症,高效學習EP04|自我成長

從日常生活訓練專注力,高效學習EP05|自我成長

想當大師不必從基礎開始,高效學習EP06|自我成長

幫自己尋找回饋,高效學習EP07|自我成長

突破學習瓶頸,高效學習EP08|自我成長

時間管理系列

管理的重要性,時間管理EP01|自我成長

規劃和備忘,時間管理EP02|自我成長

將時間轉為產出,時間管理EP03|自我成長


關於柴哥:

「嗨大家,我是柴哥,斜槓青年,同時為:

專職操盤手 / 金融創業家 / 嘉實資訊簽約代理商 /

講師 財經平台作家 / 部落客 / 學生

透過記錄自己的交易生活以及創業經驗,提供給有想法的大家一起交流。」

.

Instagram : yaha_1206

Youtube : 柴哥金融教學

合作接洽:futuresdogtw@gmail.com

柴哥金融教學:Instagram 、 FB粉絲專頁 、 FB教學社群

One Comment

  1. Pingback: 《K棒基礎篇》· 五分鐘學會技術分析|交易柴知道 — 柴哥金融教學

發表回應

這個網站採用 Akismet 服務減少垃圾留言。進一步瞭解 Akismet 如何處理網站訪客的留言資料