規劃和備忘

這一篇,我們來聊聊計劃。

說到計劃,很多時候,我們會有不少誤解。 為什麼要做一個計劃呢? 未來有那麼多的不確定性,關鍵還是得靠執行啊。或者,做個計劃太麻煩了,有那個時間我把事情都做了好幾件了。為什麼要做計劃?答案很簡單,計劃有兩個基本的功能: 規劃和備忘。

規劃,是制定出實現目標的有效路徑;備忘,則可以幫助你執行時方向清晰、全心投入。有本書叫《高效能人士的七個習慣》,你可能讀過。 在這本書裡有這麼一個說法,我很喜歡:
“任何事情都是先在頭腦中構思,也就是智力上的第一次創造,然後再付諸實踐,也就是體力上的第二次創造”。

對你未來要達成的目標,以及達成路徑,進行頭腦中的第一次創造的過程,我們就可以把它叫做計劃。 在時間管理中,你還要把頭腦中的計劃,落實到紙面上,也就是可視化。

把計劃可視化這一步非常重要。人的大腦,就相當於電腦的內存,是用來運算、處理信息、指揮身體的,如果你用它來記憶存儲太多信息,會降低它的工作效率。把計劃可視化,本質是幫助你釋放“內存”。 也就是:用你的頭腦來製定計劃,用可視化的計劃表指揮你的行動。

這一篇我會介紹兩個計劃表,一個我把它叫做“極簡的項目管理表”,另一個是“日曆表”。 對於時間管理來說,它們很基礎,但是特別重要。


 

極簡的項目管理表

當然,對於那些只需要被動響應、執行的工作;或者是簡單重複,每天變化不大的工作;再或者那些很快就能完成的小工作,你不需要花時間去做計劃。但如果當你需要完成的工作是比較複雜的、時間線比較長的,比如“利用一個季度的時間,提升5%的訂單轉換率”,“三週的時間,進行公司春酒的籌備”等等,那麼一個事前計劃就很有必要了。

通常我們會把這種工作稱為一個項目,以項目為單位做計劃,有兩個最基本的動作:分拆子項目和設定截止日期。

分拆子項目是為了讓一個複雜的項目,變得清晰、可行,完成分拆後的工作包,能給你帶來階段性的目標感、成就感。你可以按照項目的工作內容屬性,進行分拆。 比如說,如果你是一個行政專員,你要進行春酒籌備,這件事就可以分拆為:選場地、排節目、買禮物等等。或者你還可以按照項目的階段屬性進行拆分,比如:春酒開始前、春酒進行中、後續收尾工作等等。

不過總體來說,把項目變成並行,也就是幾個項目同時進行,要比把項目變成串行,也就是項目挨個進行要更有效率。這也不難理解,就好比你要準備晚飯,可以先煮水,煮水的同時淘米、洗菜、切菜,這就叫並行,水燒開了,菜也備齊了。 而串行呢,就是說先淘米、再洗菜、再燒水、再切菜。並行意味著更多的子項目可以同時開展,而串行你就得等上游的時間了。

不過,不管是哪種拆分方法你都要注意三點:

首先,在計劃階段,不宜把工作和時間節點拆得過細,時間顆粒度一般到計劃週期的下兩級就行了。 例如,長度是一年的計劃,按月去安排;季度計劃,按週去安排。

其次,項目分拆應該盡量做到“不漏不重”。不漏,也就是沒有遺漏。 簡單的、直觀的項目,你可能還不容易遺漏,但如果是大型的,或者復雜的項目,你在把項目分拆完之後,就得反過來問自己一個問題:“這些事都做完了, 是不是代表工作就完成了?”

比如,我拿剛才春酒的事情來說,你把項目拆分成了春酒的選場地、排節目、買禮物等等大模塊。 結果,很容易就把邀請嘉賓這個很小的細節給落下了。不重,就是說各個子項目,盡量是相互獨立的。

咱們還是拿春酒準備為例,如果你這麼分:表彰優秀員工和買禮物,就屬於一個糟糕的分法,因為表彰優秀員工的獎品和春酒抽獎的禮物,其實可以歸為一類。

最後,如果你的項目需要別人配合完成,分拆的顆粒度可以跟著人走,要責任到人,而且是一個人。  可以出現一個人負責兩個子項目的情況,但不要出現一個子項目有兩個人負責的情況。 如果出現多人負責,你要就把項目再拆細,不然,乾脆指定一個全權負責人。分拆完子項目之後,你需要把每一個子項目設置截止日期。

在工作中,我發現了一個有意思的現象,很多有所謂拖延症的人,他們往往以“這個工作沒有辦法預估工作量”為藉口,不願意給自己設置一個截止日期。除非是他的老闆強制要求他,否則他的大多數事情是沒有截止日期的。 這個習慣非常不好,設置截止日期這個動作,除了給你緊迫感,也能讓你對時間有概念。

我觀察到很多高效率的人,哪怕是第一次遇到的項目,也會給自己安排一個截止日期。 就算沒有完成,但至少有了概念,下次再遇到類似的事,預估的時間就會合理很多。如果在你的計劃中,需要別人的協作,請不要忘了在一開始,給對方也設置截止日期。

這裡有一個小技巧,如果你是很生硬地說:”欸,那誰誰誰,三天之內把東西交上來。”一般而言,對方是很反感的。 你可以這麼問對方:”那你看你什麼時間之前能夠做好?”只要對方給的時間不是太離譜,一般而言,我就會接受,這個是心理學上的一個小秘密,叫 “承諾與一致”。 通常情況下,人們不太願意打破自己給出的承諾。

除了分拆子任務和設置截止日期兩個基本動作,我還有兩個小建議:

寫下這個任務或項目的相關方

相關方指的是跟這個任務或項目相關的人,一個項目越複雜,涉及到的相關方越多。如果不寫下來,有可能你會忽略掉,這麼做是幫你在一開始就把你的計劃,放在一個組織的系統中去考慮,避免考慮不周,也能夠提醒你及時跟相關方同步你的工作進展。甚至有必要的話,你可以把這部分的計劃和截止日期分享給相關方。

設置進度提示

對於設置進度提示,我自己通常用excel做這張計劃表時,會空出一欄,用顏色來提醒自己。比如,嚴重拖後腿的工作,我把它標成紅色,正常進度的我標成綠色。 不要小看小小的色塊,它可以非常直觀地告訴你,你的計劃,是否需要調整。


 

日曆表

好了,我們說完了一個極簡的項目管理表是怎麼做的,再來說日曆表。如果說,項目管理表,是從事情本身出發,幫助你規劃行動步驟;那麼日曆表,就是幫助你從時間的維度,來鎖定重要的事情。讓我舉個例子,我之前特地讓我一個主管小陳問已經在這間公司工作了十幾年的資深員工小王,回答這麼一個問題:

小陳問:你是負責員工關係的高級經理,那麼,一周之內,你大概有多少的時間會花在員工身上?

小王想了一下說:怎麼樣也有1/3吧。


於是小陳小王在接下來的一個星期,記錄自己在不同的事情上所花的時間。


一周之後,小王跑來找小陳,驚奇地告訴他,在過去的一個星期,他用於設計和實施員工關係方案的時間,花的不到1/5。 其他大量的時間,是耗在了瑣碎或者不重要的工作上。

這說明了什麼?

說明了我們在時間上的“感覺”是靠不住的。 如果你沒有一個有效的工具去約束住你的時間,你很可能並不會真的花時間,去做那些對你來說重要的事情。這就是為什麼我們需要第二個計劃工具,日曆表。

日曆表要怎麼使用呢? 我有三個經驗和你分享。

首先,最重要的事先安排。

就好比你要往一個桶裡裝大石頭、小石頭和沙子。 重要的事情先安排,就相當於先往桶裡放大石頭,再往縫隙裡放入小石頭和沙子。 如果你的生活和工作,充斥著瑣事,那就相當於先往桶裡放沙子和小石頭,那麼很可能,大石頭就塞不進去了。

這裡說的重要的事情,有兩類。

  • 一類是短期需要完成、對工作結果有直接影響的。  這毫無疑問,必須首先安排去做,包括我們上面說的,你用項目表分拆出來的一系列子項目。
  • 但還有一類重要的事情是容易被我們忽略的: 那就是短期可能對業績提升、個人表現沒有明顯的幫助,但一旦長期投資,就會形成巨大盈利的事情。

我有個朋友在一家電商企業工作,他們有一個非常好的工作習慣:就是提前半年,強制預約所有高管,每個季度三天的時間,花在顧客體驗上。 包括:一天用來親自接聽顧客的投訴、一天用來到站點做配送員,還有一天在倉庫做基礎的物流工作。

說實話,類似顧客體驗這種事,短期是不可能有質的改善的,對銷售額的提升也幫助有限。 高管們的時間更是非常緊張的。 隨便一個理由,例如,供應商約見、大促上線等等,都可以把“提升顧客體驗”這件事給擠走。但公司非常清楚,長期來看,顧客體驗就是公司的生命線,只有顧客體驗好,那些像是胡言亂語的促銷、營銷,才能真正發揮效果。

公司這樣,個人也是這樣。 如果你的精力,從來不放在這一類長期重要的事情上,你到後面,就好像在沙子上起高樓,會越做越累。類似的短期與長期的時間投資,在各個崗位其實都有。 如果你是一名銷售業務,那麼除了短期降價促銷,從長期來看,開發更多渠道,多拜訪客戶聯絡感情,就是你的長期投資。

如果你是一名獵頭,除了短期的打電話、篩簡歷,拿出一部分時間,長期跟踪一些有潛力的候選人,和他們建立長期的合作關係,和他們一起成長,也是一種長期投資。

還有一類的“大石頭”要放,那就是不能錯過的重要的時間節點。

比如對銷售業務來說,是客戶的生日;對管理者來說,可能是員工的入職紀念日;對運營來說,某個需要重點運營的節日等等,都是需要提前在日曆表裡放進去的。你可以根據自己具體情況,按週或者按月,甚至是季度,梳理和安排這些重要事情,在放完了這些“大石頭”後,再安排其他的事情。

其次,好的日曆計劃,並不是填滿你的每一個小時。恰恰相反,好的計劃是有一定餘地的,是有緩衝地帶的。

你可能讀過《稀缺》這本書,在這本書裡,心理學家通過研究發現:

我們的大腦,處理信息的能力是很有限的,而如果你的時間過於緊張,過於忙碌,你的前瞻性、認知能力等等就會出問題,人會變得短視,在遇到重要事情時,不能做出正確的決策。

關於如何給自己留餘地,我的經驗是, 留出20%的緩衝地帶。  

比如,我一個禮拜拼盡全力,可以完成十個任務,那麼我一般在一開始,就會計劃完成八個。 同樣,如果我評估一個任務是十天可以完成,我一般會把截止日期爭取到第十二天,給自己留出兩天的餘地。

最後,還有日計劃,日計劃說起來很簡單: 也就是你這一天的任務清單。

結合你的項目管理表和日曆表,每天早上,在記事本里,寫下這一天必須完成的事情。 每天工作結束之後,把今天完成的工作在本子上劃掉。你會發現,完成和交付一項項工作,劃去一個個任務,是很讓人滿足的事情。

極簡的項目管理表和日曆表,二者結合在一起,是一套簡單、實用並且強大的工具,可能你聽說過不少時間管理工具,我認為對職場人來說,這兩個是 最基本、最有效的。你可以根據自己的習慣,在電腦、手機上做,或者在紙上做,關鍵是你需要把“做計劃”的習慣堅持下來。


 

重點整理

好了,總結一下,在這一篇,我和你分享了兩個做計劃的好工具,分別是:

  • 項目管理表:你需要分拆子項目,並且設定截止日期。
  • 日曆表:我和你分享了三個經驗,分別是:
    重要的事先安排進日曆、在計劃中留出一定的緩沖地帶、做好日計劃。

在下一篇,我就來告訴你,如何把計劃變成行動,提高自己的執行力。


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